La comunicación es un elemento muy importante en tu negocio. Desde la conversación cara a cara hasta el correo electrónico, y pasando por el Copy de las redes sociales, cada canal tiene su funcionamiento y permite el uso de un lenguaje u otro. Además, como profesional, la manera en que te comunicas es clave: Tus expresiones, palabras, el lenguaje no verbal, todo importa a la hora de venderte a ti y a tu negocio.

Hoy en día el correo electrónico es uno es uno de los medios de comunicación más usados por los profesionales. Y si algo puedo deciros de mi experiencia laboral, es que la falta de cuidado es un error muy habitual en este medio. Formato, ortografía, signos de puntuación… A menudo brillan por su ausencia.

A priori, pueden parecer nimiedades. Al fin y al cabo, lo que importa es el mensaje, ¿no? Pero piénsalo, la forma en que los demás se comunican contigo influye mucho en la imagen que te creas de ellos. Y con tus clientes pasa lo mismo.

[bctt tweet=»La forma en que te comuniques a través del correo electrónico hará que tus clientes te vean como un profesional más o como uno que sobresale.» username=»drodriguezmille»]

Además, si tu negocio es online y se trata de tu principal medio de comunicación, cobrará aún más importancia.

Por eso hoy quiero compartir contigo séis consejos de uso de tu correo electrónico, basados en mi experiencia y en la forma en la que me gusta tratar a mis clientes.

1 – Asegúrate que el asunto es claro y conciso:

Aunque no lo parezca, el asunto puede darnos mucha información. Prioridad, tipo de tarea, clasificación… Si lo haces bien, el receptor del mensaje podrá hacerse una idea general con solo una ojeada; se podrá organizar mejor y vuestra comunicación será más fluida; le facilitarás las búsquedas.

Así pues, asegúrate de usar la referencia adecuada y sé breve. Además, si inicias conversación sobre tema nuevo, no contestes a un correo de otra conversación, puedes crear confusión. O, si por razones de rapidez, lo haces. Cambia el asunto antes de enviarlo para darle la referencia adecuada al destinatario.

2 – Estructura, formato y tono:

Al enviar un correo electrónico estás manteniendo una conversación y es importante que tenga la estructura y formato adecuados: Saludo, cuerpo, despedida y firma. Sobretodo si eres la persona que inicia la conversación. Además, no debes olvidarte de las normas de ortografía y los signos de puntuación.

Un punto clave de un uso correcto de este medio de comunicación es la cantidad de información ofrecida. Se trata de ser conciso, pero a la vez de dar toda la información necesaria. A veces costará encontrar el punto adecuado. Sin embargo, dedicar un poco de tiempo a la redacción te compensará con la fluidez de comunicación posterior.

Otro elemento importante es el tono en que escribes: No es lo mismo hablar con un compañero de trabajo, tu jefe o un cliente. Tenlo en cuenta y usa el lenguaje apropiado para cada ocasión: Causará la misma impresión un correo electrónico con exceso de confianza como uno con exceso de cordialidad.

3 – Revisa el correo electrónico antes de enviarlo:

Estoy segura de que no es la primera vez que envías un correo con archivo adjunto pero se te olvida adjuntarlo. Las prisas, la carga de trabajo… Quieres hacer las cosas rápido, a veces demasiado. A mí también me pasa, no te preocupes. La parte positiva es que la solución es sencilla: Revisar los correos antes de enviarlos.

Archivos adjuntos, ortografía, formato… No cuesta nada hacer una pequeña revisión antes de hacer click en el botón de enviar. No solo mejorarás tu imagen profesional, también ahorrarás tiempo y evitarás el típico correo reclamando el adjunto que no enviaste.

4 – Domina las CC y CCO:

Es fácil verse en la situación de necesitar enviar el mismo correo a varias personas distintas. Y es un hecho que ponerlas a todas en la cajita del destinatario puede resultar en que tu correo electrónico quede filtrado en la carpeta de no deseados. Para evitarlo, es tan simple como usar la opción CC (Copia Carbón) tantas veces como sea necesario. De esta forma, el mensaje se enviará como si se tratara de una copia en papel carbón de una hoja de papel.

Por otra parte, el uso del BCC (Blind Carbón Copy) o CCO (Copia de Carbón Oculta), te permitirá enviar una copia oculta sin que los demás destinatarios lo sepan.

5 – No lo uses para guardar documentos:

Es tentador, todos lo hemos hecho, lo sé. Sin embargo, es poco práctico. En primer lugar, resulta muy incómodo y difícil encontrar el documento que buscas. En segundo, cualquier problema con tu servidor de correo puede resultar en la pérdida de todos los documentos almacenados.

Hay hardware específico para el almacenaje de información y para la realización de copias de seguridad. No caigas en la tentación y lo almacenes todo en tu correo electrónico.

6 – Contesta todos los mensajes excepto los «Callejones sin salida»:

Puede parecer una tontería, pero un simple recibido ayuda mucho, incluso si el mensaje requiere realizar una tarea que te llevará un tiempo. La mejor manera de hacerle saber a tus clientes (o jefe) que estás trabajando en ello, es decírselo. Así pues, contesta todos los correos, exceptuando aquellos que no lo requieren.

Estas son las reglas básicas en las que fundo mi uso del correo electrónico y con las que creo que se puede dar una imagen muy profesional. Espero que te sean de ayuda. ¿Qué hay de ti? ¿Tienes algún truco?