Sábado a mediodía y yo vengo a hablarte de reuniones de trabajo. Pero aquí estoy, dándole vueltas a la cabeza sobre cómo iniciar este artículo sin irme demasiado por las ramas, pero a la vez no permitirme pecar de escueta. Y se trata de un gran esfuerzo, porque esta última semana he ido acumulando tal cansancio que dormir hasta las diez, seguir en pijama y tomarme un par de tés aún saben a poco.

Sin embargo, hoy estoy aquí para hablarte de cómo hacer de tus reuniones de trabajo algo eficiente, y en eso nos vamos a centrar. Que de mi cansancio ya os hablo de vez en cuando por las redes y tampoco quiero hacerme pesada.

Imagino que te ha pasado alguna vez estar a punto de empezar una reunión de trabajo con la sensación de no saber cuándo terminará. Además esa sensación es directamente proporcional al número de asistentes y temas que tratar.

[bctt tweet=»Es bien sabido que las reuniones de trabajo mal llevadas acostumbran a ser un sumidero de tiempo en el que terminan por solucionarse más bien pocos asuntos.» username=»drodriguezmille»]

Y me consta que a ti esto no te conviene. Tu tiempo (igual que el mío) es escaso, y quieres que las reuniones sean cortas y efectivas. ¡Pero a veces es tan difícil no desviarse del tema y terminar por comentar algo que surge de forma espontánea!

Por suerte, hay varios trucos que pueden ayudarte a hacer de ellas reuniones fluidas y efectivas. Reuniones en las que se toquen, y solucionen, todos los puntos necesarios para seguir adelante con un proyecto. Sigue leyendo y no te pierdas algunos de los más simples y efectivos.

Antes de las reuniones de trabajo

Objetivo de la reunión

Las reuniones de trabajo siempre se convocan con una razón. Hay que tomar decisiones, comentar progresos, cambiar cosas, … Por eso es muy importante establecer el objetivo de la reunión, dejar claro cuál es el propósito.

Hacerlo, no solo ayudará a todos los asistentes a llegar a las reuniones con las ideas más claras, si no también con el foco adecuado. Además, siempre será más fácil corregir el rumbo en caso de que la conversación se vaya por las ramas.

Orden del día

Una vez definido el objetivo, es muy importante establecer una pequeña lista de los temas a tratar durante la reunión para que éste se cumpla.

Un truco muy efectivo es realizar la lista estableciendo unos tiempos para cada tema. De este modo, serás consciente del tiempo que se está planificando para la reunión, que no debería durar más de hora y media.

Una vez realizada, es interesante compartir la orden del día con el resto de asistentes para saber si necesitan añadir algo más. Juntos siempre tendréis una visión más global del proyecto.

Asistentes

Este consejo o truco quizá sea muy obvio, pero a veces se nos olvida. Es importante que en las reuniones que organices estén todos los asistentes necesarios. Pero solo los necesarios. De este modo durante la reunión se podrán tratar los temas de forma completa y dejarlos resueltos. Y por otra parte evitaremos que alguien que no necesita estar en la reunión pierda su tiempo y el nuestro.

Prepara la documentación adecuada:

Antes de tus reuniones de trabajo, es importante tener preparada la documentación necesaria. Incluso, en ciertas ocasiones, puede ser conveniente hacérsela llegar a los asistentes antes de la reunión. Ya sea una sesión de ventas o una reunión de progreso, tener la documentación a mano facilitará el ritmo y la toma de decisiones.

Durante las reuniones de trabajo

Debe haber un moderador

Esta figura debería estar presente en cualquier reunión. Será la encargada de llevar el ritmo y el orden de los temas a tratar. Su mayor misión es asegurarse de que todo el mundo participa y de que se respetan los tiempos asignados.

Puede que tu caso sea como el mío, y tus reuniones sean «one to one» con tus clientes. En ese caso, lo más seguro es que seas tú quien hace las veces de moderadora. Aunque tus tareas serán más sencillas ya que habitualmente solo tendrás que preocuparte por seguir los tiempos marcados.

Asignación de tareas

A veces, con tanta gente dando su opinión y tanta idea fluyendo en un solo espacio es fácil olvidarse de este punto. Pero es tan importante tomar las decisiones, como decidir quién se va encargar de seguir adelante con una tarea.

Apunta las ideas y sigue adelante con el orden del día

¿Cuántas veces has estado en una reunión y se ha desviado el tema completamente? Lo sé, muchas. Es algo completamente normal. Las reuniones son el momento (no) idóneo en el que la gente comparte esas ideas que surgen de forma espontánea. A veces incluso llevan días gestándolas.

Sin embargo, la mayoría de veces tienen poca relación con las temáticas a tratar. No puedes, ni es recomendable, detener ese proceso. Pero tampoco es recomendable tratar esas ideas al momento.

¿La solución? Simplemente se apuntan las ideas para que no se olviden pero gestionarlas otro día. La idea es parecida a apuntar las tareas que se te ocurren durante un pomodoro. Ayudan a despejar la mente pero se gestionan en otro momento.

Después de las reuniones de trabajo

Hacer un resumen

Es tan importante tomar las decisiones y repartir las tareas como recordarlo. Después de toda reunión, lo ideal es hacer una pequeña acta donde se comentarán todos los temas y las decisiones tomadas al respecto, el reparto de tareas y todo aquello que quiera recordarse (ideas incluidas).

Una vez realizada, se compartirá con el resto de asistentes, incluso con personas ajenas a la reunión si se considera necesario. De este modo, nos aseguramos de que nada quede en el olvido y de que todo el mundo recuerda cuáles son los siguientes pasos a dar.

Dar seguimiento

Depende del proyecto, es muy recomendable dar seguimiento al progreso de las tareas asignadas durante la reunión. Es posible que si te encargas a hacer consultorías o mentorías ya seas consciente de ello.

Si no lo eres, no descuides esta parte, el progreso a menudo es lo que nos encamina a cumplir el objetivo inicial de la reunión.

Pide feedback

Siempre que puedas, busca el feedback de tus compañeros de reuniones para saber qué se puede mejorar durante las misma. ¡Puede que ellos tengan ideas que a ti ni se te habían pasado por la cabeza!

Y esto es todo. ¿Crees que estos trucos te ayudarían a mejorar tus reuniones de trabajo? ¿Conocías alguno de los trucos? ¿Tienes alguno que quieras compartir? Me encanta leer tus opiniones y saber qué piensas acerca de lo que escribo.

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